ক্যাশ বই প্রস্তুতির সুবিধা (Cash Book Preparation in Accounting)

 

ক্যাশ বই প্রস্তুতির সুবিধা (Cash Book Preparation in Accounting)

ক্যাশ বই (Cash Book) অ্যাকাউন্টিং-এ একটি গুরুত্বপূর্ণ নথি যা নগদ লেনদেনের রেকর্ড রাখার জন্য ব্যবহৃত হয়। এটি একটি মূল বই এবং নগদ ও ব্যাংক লেনদেন একসঙ্গে রেকর্ড করতে সাহায্য করে। ক্যাশ বই প্রস্তুতির কিছু গুরুত্বপূর্ণ সুবিধা নিচে বর্ণনা করা হলো:

১. নগদ লেনদেনের সহজ রেকর্ডিং (Easy Recording of Cash Transactions)

ক্যাশ বই সরাসরি নগদ ও ব্যাংক লেনদেনের রেকর্ড রাখার জন্য ব্যবহৃত হয়। এর ফলে লেনদেন রেকর্ড করা সহজ এবং ঝামেলাহীন হয়ে ওঠে।

২. দ্বৈত প্রক্রিয়ার (Double Entry System) সুবিধা

ক্যাশ বইতে নগদ লেনদেন ডেবিট এবং ক্রেডিট উভয় দিকেই রেকর্ড করা হয়। ফলে এক জায়গায় সম্পূর্ণ লেনদেন দেখা যায় এবং এটি প্রধান খতিয়ানে (Ledger) স্থানান্তরের প্রয়োজন কমায়।

৩. সময়ের সাশ্রয় (Time-Saving)

ক্যাশ বই একসঙ্গে নগদ ও ব্যাংক লেনদেন রেকর্ড করার মাধ্যমে সময় সাশ্রয় করে। পৃথক পৃথক লেনদেন রেকর্ড করার প্রয়োজন হয়না।

৪. তাৎক্ষণিক নগদ অবশিষ্ট পরিমাণ (Immediate Cash Balance)

ক্যাশ বই সবসময় সর্বশেষ নগদ অবশিষ্ট (Cash Balance) দেখায়। এটি ব্যবসার নগদ অবস্থান বোঝার জন্য অত্যন্ত কার্যকর।

৫. নিয়ন্ত্রণ ও নিরীক্ষার সুবিধা (Control and Audit Advantages)

ক্যাশ বইতে সব ধরনের নগদ লেনদেন রেকর্ড থাকায়, এটি নিয়ন্ত্রণ ও নিরীক্ষার (Audit) ক্ষেত্রে সহজতর হয়য়। কোন ধরনের ভুল বা ত্রুটি সহজে চিহ্নিত করা যায়।

৬. ব্যাংক লেনদেনের পর্যবেক্ষণ (Monitoring Bank Transactions)

ক্যাশ বইতে ব্যাংকের সাথে সম্পন্ন লেনদেন রেকর্ড থাকায়, ব্যাংক স্টেটমেন্টের সাথে মিলিয়ে দেখা সহজ হয় এবং ব্যাংক পুনর্মিলনী (Bank Reconciliation) সহজে করা যায়।

৭. ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়তা (Helps in Decision-Making)

ক্যাশ বইয়র মাধ্যমে নগদের অবস্থান সম্পর্কে স্পষ্ট ধারণা পাওয়া যায়, যা ব্যবসায়িক সিদ্ধান্ত গ্রহণে সহায়ক।

৮. ত্রুটি হ্রাস (Reduction of Errors)

সমস্ত নগদ লেনদেন এক জায়গায় রেকর্ড করার মাধ্যমে ভুলের সম্ভাবনা হ্রাস পায় এবং অ্যাকাউন্টিং আরও নির্ভুল হয়।

উপসংহার:

ক্যাশ বই ব্যবসার নগদ লেনদেন রেকর্ড করার একটি অপরিহার্য মাধ্যম। এটি সঠিক হিসাব রক্ষণাবেক্ষণ, সময় সাশ্রয়, এবং ব্যবসার আর্থিক অবস্থা বোঝার ক্ষেত্রে অত্যন্ত সহায়ক। তাই, প্রতিটি ব্যবসার জন্য ক্যাশ বই প্রস্তুতি একটি অপরিহার্য দিক।

COST OF GOOD SOLD & Merchandise Inventory - Overcast and Undercast - Solution Easy Tricks

 বি.দ্র. উপরের বিক্রীত পণ্যের ব্যয়ের ক্ষেত্রে সমাপনী মজুদ পণ্য ধরা হয়েছে ১০,০০০/-। চূড়ান্ত হিসাব করার সময় যদি সমন্বয় এ বলে দেয়  সমাপনী মজুদ পণ্য প্রকৃত হবে ৯০০০/- সেক্ষেত্রে বিক্রীত পণ্যের ব্যয় হওয়ার কথা ছিল ১,৯০,০০০-(৯,০০০-২,০০০) = ১,৮৩,০০০। অর্থাত এই ভুলের কারণে বিক্রীয় পণ্যের ব্যয় হয়েছে ১,৮২,০০০/- সে কারণে এ ভুল সংশোধন করতে হলে যদি রেওয়ামিলে বিক্রীত পণ্যের ব্যয় দেয়া থাকে তাহলে  বিশদ আয় বিবরনী এ বিক্রীত পণ্যের ব্যয়ের সাথে যতটুকু সমাপনী মজুদ বেশী লিখা হয়েছে ততটুকু যোগ করে ব্যয় বাড়াতে হবে। অর্থাত ১,৮২,০০০ + ১,০০০ = ১,৮৩,০০০/-

আবার,

 উপরের বিক্রীত পণ্যের ব্যয়ের ক্ষেত্রে সমাপনী মজুদ পণ্য ধরা হয়েছে ১০,০০০/-। চূড়ান্ত হিসাব করার সময় যদি সমন্বয় এ বলে দেয়  সমাপনী মজুদ পণ্য প্রকৃত হবে ১১,০০০/- সেক্ষেত্রে বিক্রীত পণ্যের ব্যয় হওয়ার কথা ছিল ১,৯০,০০০-(১১,০০০-২০০০) = ১,৮১,০০০। অর্থাত ভুল হিসাব করার  কারণে বিক্রীয় পণ্যের ব্যয় হয়েছে ১,৮২,০০০/- সে কারণে এ ভুল সংশোধন করতে হলে যদি রেওয়ামিলে বিক্রীত পণ্যের ব্যয় দেয়া থাকে তাহলে  বিশদ আয় বিবরনী এ বিক্রীত পণ্যের ব্যয়ের সাথে যতটুকু সমাপনী মজুদ কম লিখা হয়েছে ততটুকু বিয়োগ করে ব্যয় কমাতে হবে।

সহজ ট্রিকস:

সমাপনী মজুদ ভুলে বেশী লিখলে যেতটুকু বেশী লিখেছেন ততটুকু বিক্রীত পণ্যের ব্যয়ের সাথে যোগ করবেন। 

আর, সমাপনী মজুদ ভুলে কম লিখলে যেতটুকু কম লিখেছেন ততটুকুবিক্রীত পণ্যের ব্যয় থেকে বিয়োগ করবেন। 

দেনাদার বা প্রাপ্য হিসাবের কাছ থেকে চেক পাওয়া গেলে জাবেদা কি হবে তার ব্যাখ্যা

 If you receive Cheque from thee customer then what will be the journal entry

গ্রাহকের কাছ থেকে চেক গ্রহণ করলে জার্নাল এন্ট্রি হবে:

জার্নাল এন্ট্রি:

1. ক্যাশ/ব্যাংক অ্যাকাউন্ট ডেবিট হবে (Dr):
   কারণ গ্রাহকের কাছ থেকে চেক গ্রহণ করা মানে আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্টে টাকা জমা হতে পারে।
2. গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট হবে (Cr):
   কারণ গ্রাহকের দেনা (Accounts Receivable) কমে যাবে।

উদাহরণ:

ধরা যাক, গ্রাহক আপনাকে ৫০,০০০ টাকার একটি চেক প্রদান করেছে।

জার্নাল এন্ট্রি:

ব্যাংক অ্যাকাউন্ট ডেবিট  - ৫০,০০০ টাকা 

    গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট  - ৫০,০০০ টাকা

বাংলা ব্যাখ্যা:

1. ব্যাংক অ্যাকাউন্ট ডেবিট: ব্যাংকে টাকা জমা হওয়ার কারণে এটি একটি সম্পদ, এবং সম্পদ বৃদ্ধি পাওয়ায় এটিকে ডেবিট করা হয়।
2. গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট ক্রেডিট: গ্রাহকের দেনা কমে যাওয়ার কারণে এটি একটি দায়ের হ্রাস, এবং দায়ের হ্রাসকে ক্রেডিট করা হয়।

এটি চেক ক্লিয়ার হওয়ার পরে নিশ্চিত হবে। যদি চেক জমা হওয়ার আগেই গ্রহণ করা হয়, তবে ব্যাংক অ্যাকাউন্টের পরিবর্তে চেক ইন হ্যান্ড (Cheque in Hand) অ্যাকাউন্ট ডেবিট করতে পারেন।

If I receive Cheque from the customer then what will be the journal entry? Can I write Cash Account Debit and Accounts Receivable Credit

না, চেক গ্রহণ করার সময় Cash Account Debit ব্যবহার করা সঠিক নয়। কারণ চেক নগদ (Cash) নয়; এটি ব্যাংকের মাধ্যমে নগদে পরিণত হয়। চেক গ্রহণ করলে আপনাকে Bank Account Debit করতে হবে, কারণ চেকটি জমা হওয়ার পর তা ব্যাংকের মাধ্যমে টাকা হিসেবে গণ্য হয়।

নিচে বিস্তারিত ব্যাখ্যা দেওয়া হলো:

চেক গ্রহণের ক্ষেত্রে সঠিক জার্নাল এন্ট্রি:

1. Bank Account Debit (ডেবিট হবে):
   কারণ চেক গ্রহণ করার অর্থ আপনার ব্যাংক ব্যালেন্স বাড়বে।
2. Accounts Receivable Credit (ক্রেডিট হবে):
   কারণ গ্রাহকের দেনা (Accounts Receivable) কমে যাবে।

উদাহরণ:
ধরা যাক, আপনি গ্রাহকের কাছ থেকে ৫০,০০০ টাকার একটি চেক গ্রহণ করেছেন।

জার্নাল এন্ট্রি হবে:

Bank Account Dr   ৫০,০০০ টাকা 

   Accounts Receivable Cr   ৫০,০০০ টাকা

কেন Cash Account ব্যবহার করা যাবে না?

1. চেক নগদ অর্থ নয়:
   চেক হল ব্যাংকের মাধ্যমে প্রদান করা একটি মাধ্যম, যা সরাসরি নগদ নয়। চেকটি ব্যাংকে জমা দেওয়া হলে তা নগদে রূপান্তরিত হয়।
2. ব্যাংক অ্যাকাউন্ট:
   চেক ব্যাংকে জমা করার কারণে আপনার ব্যাংক অ্যাকাউন্ট ডেবিট হবে।

যদি Cash Account Debit লিখেন, তাহলে সমস্যাটি কী হবে?

• এটা দেখাবে যে আপনি সরাসরি নগদ অর্থ পেয়েছেন, যা সঠিক নয়।
• চেক এবং নগদ ভিন্ন অ্যাকাউন্ট হিসেবে পরিচালনা করা হয়।

তাই চেক গ্রহণের সময় সর্বদা Bank Account Debit এবং Accounts Receivable Credit ব্যবহার করতে হবে।

If I receive the cheque but didn’t deposit it into bank what will be the Journal-pls. 

যদি আপনি গ্রাহকের কাছ থেকে একটি চেক গ্রহণ করেন কিন্তু সেটি ব্যাংকে জমা না করেন, তাহলে আপনি "Cheque in Hand" নামে একটি অস্থায়ী অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করতে পারেন। এটি চেক হাতে রাখার জন্য ব্যবহৃত হয় এবং চেকটি ব্যাংকে জমা দেওয়া হলে এই অ্যাকাউন্টটি সমন্বয় করা হয়।

চেক গ্রহণের ক্ষেত্রে জার্নাল এন্ট্রি (ব্যাংকে জমা না দিলে):

1. Cheque in Hand Account Debit (ডেবিট):
   কারণ চেকটি আপনার হাতে আছে এবং এটি একটি সম্পদ (Asset)।
2. Accounts Receivable Credit (ক্রেডিট):
   কারণ গ্রাহকের দেনা কমে যাবে।

উদাহরণ:
ধরা যাক, গ্রাহক আপনাকে ৫০,০০০ টাকার একটি চেক প্রদান করেছে, যা আপনি এখনো ব্যাংকে জমা দেননি।

জার্নাল এন্ট্রি হবে:

Cheque in Hand Account Dr   ৫০,০০০ টাকা 

   Accounts Receivable Cr   ৫০,০০০ টাকা

যখন চেকটি ব্যাংকে জমা করবেন:

যখন আপনি চেকটি ব্যাংকে জমা করবেন, তখন Cheque in Hand অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা Bank Account-এ স্থানান্তর হবে। এর জন্য নতুন একটি জার্নাল এন্ট্রি করতে হবে।

জার্নাল এন্ট্রি:

Bank Account Dr   ৫০,০০০ টাকা 

   Cheque in Hand Account Cr   ৫০,০০০ টাকা

ব্যাখ্যা:

1. Cheque in Hand Account Debit (ডেবিট):
   চেক হাতে থাকার কারণে এটি আপনার একটি সম্পদ এবং সম্পদ বৃদ্ধি পাওয়ায় ডেবিট হবে।
2. Accounts Receivable Credit (ক্রেডিট):
   গ্রাহকের দেনা কমে যাওয়ার কারণে এটি ক্রেডিট হবে।
3. চেক জমা করার সময় Bank Account Debit:
   যখন চেক ব্যাংকে জমা হবে, তখন Cheque in Hand অ্যাকাউন্ট কমবে এবং ব্যাংক অ্যাকাউন্ট বাড়বে।

সংক্ষেপে:

• চেক গ্রহণের সময়:
  Cheque in Hand Dr
  Accounts Receivable Cr
• চেক ব্যাংকে জমা দেওয়ার সময়:
  Bank Account Dr
  Cheque in Hand Cr

এই পদ্ধতি সঠিক এবং চেক পরিচালনার সময় এটি অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড বজায় রাখতে সাহায্য করে।

What will be the posting in Cashbook when I receive the cheque from the customer but not deposit into bank.

যখন গ্রাহকের কাছ থেকে একটি চেক গ্রহণ করবেন কিন্তু সেটি ব্যাংকে জমা না করেন, তখন ক্যাশবুক এর এন্ট্রি একটি বিশেষ পদ্ধতিতে করতে হয়। এক্ষেত্রে, চেক সরাসরি ব্যাংক কলামে পোস্ট করা যাবে না কারণ এটি এখনও ব্যাংকে জমা হয়নি। তাই ব্যাংক এর পরিবর্তে, এটি চেক ইন হ্যান্ড নামে একটি আলাদা অ্যাকাউন্টে প্রদর্শিত হয়।

ক্যাশবুকের এন্ট্রির জন্য নির্দেশনা (চেক ব্যাংকে জমা না দিলে):

1. চেক গ্রহণের সময়:
• Cheque in Hand কলামে ডেবিট এন্ট্রি দিন।
  কারণ চেকটি আপনার হাতে এসেছে এবং এটি একটি সম্পদ।
• এটি ব্যাংক কলামে দেখানো হবে না যতক্ষণ না আপনি এটি ব্যাংকে জমা দেন।

ক্যাশবুকে এন্ট্রি উদাহরণ (চেক গ্রহণের সময়):

তারিখ: ১৫ জানুয়ারি ২০২৫
গ্রাহকের নাম: জনাব রাজু
চেকের পরিমাণ: ৫০,০০০ টাকা

ক্যাশবুক এন্ট্রি:

তারিখ          বিবরণ                  চেক ইন হ্যান্ড    ব্যাংক    ক্যাশ 

১৫/০১/২০২৫     রাজু - চেক গ্রহণ          ৫০,০০০           -        -

যখন চেক ব্যাংকে জমা করবেন:

চেকটি ব্যাংকে জমা করার সময়, Cheque in Hand কলাম থেকে ব্যাংক কলামে স্থানান্তরিত হবে। তখন আপনার ক্যাশবুকে এই স্থানান্তরের জন্য একটি এন্ট্রি দিতে হবে।

ক্যাশবুক এন্ট্রি উদাহরণ (চেক জমা দেওয়ার সময়):

তারিখ          বিবরণ                  চেক ইন হ্যান্ড    ব্যাংক    ক্যাশ 

২০/০১/২০২৫     চেক জমা (রাজু)            -            ৫০,০০০      -

ব্যাখ্যা:

1. চেক গ্রহণের সময়:
   চেকটি ক্যাশ হিসেবে গণ্য হয় না এবং ব্যাংকে জমাও হয় না। তাই এটি চেক ইন হ্যান্ড কলামে দেখানো হয়।
2. চেক জমা করার সময়:
   তখন চেক ইন হ্যান্ড থেকে ব্যাংক কলামে স্থানান্তর হবে।

সংক্ষেপে:

• চেক গ্রহণের সময়: ক্যাশবুকে Cheque in Hand কলামে এন্ট্রি।
• চেক জমা করার সময়: Cheque in Hand থেকে ব্যাংক কলামে স্থানান্তর।

এই পদ্ধতি আপনার ক্যাশবুক এবং অ্যাকাউন্টিং রেকর্ড সঠিকভাবে বজায় রাখতে সাহায্য করবে।